اطمینان از اصالت سند

اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی توسط سردفتر تنظیم می شود و علی القاعده تشریفات مربوط به آن هم رعایت می شود، سند رسمی است.

ولی قولنامه هایی که در دفاتر معاملات املاک نوشته می شود سند عادی محسوب می شود. البته لازم به ذکر است که امروزه قولنامه هایی که تحت عنوان قولنامه کد رهگیری دار تدوین می شود اگرچه سند عادی است ولی امکان استعلام از طریق سامانه ثبت معاملات املاک را دارد. به همین جهت دفاتر املاکی که با مجوز،  فعالیت خود را انجام می دهند لزوما باید از قولنامه های کد رهگیری دار استفاده کنند تا امکان معاملات معارض وجود نداشته باشد. به این معنا که وقتی مالک ملکی را به خریدار میفروشد این فروش با قولنامه کد رهگیری دار قابل استعلام است لذا نمی تواند بار دیگر همان ملک را به چند نفر دیگر بفروشد. لذا اکیدا توصیه می شود هر گونه خرید و فروش ملک با چنین قولنامه هایی انجام شود. طبیعتا هزینه این قولنامه ها از قولنامه های بدون کد رهگیری بالاتر است ولی امن ترین مسیر است.

سلام علیکم.

طبق ماده 1287 قانون مدنی برای اینکه سندی رسمی تلقی شود باید 3رکن اساسی داشته باشد:

1. به وسیله مامور رسمی تنظیم شود. اعم از اینکه مامور مستخدم دولت باشد( مانند مامور اجرای دادگستری) یا نباشد (مانند سر دفتر اسناد رسمی). به طور کلی منظور از مامور رسمی ماموری است که ماموریت او در قانون پیش بینی شده باشد.

2.رعایت حدود صلاحیت مامور در تنظیم سند. بدین معنا که طبق قانون تنظیم سند مذکور در حیطه ی صلاحیت مامور بوده باشد و اگر خارج از صلاحیت وی تنظیم شده باشد علی القاعده سند رسمی تلقی نمی شود. به طور مثال ماموری که مسئول تنظیم سند سجل احوال است نمی تواند وکالتنامه ی فروش مال غیر را که در حیطه وظایف سردفتر اسناد رسمی است برای کسی تنظیم کند.

3.رعایت مقررات قانونی در تنظیم سند. به طور کلی هر گاه در تنظیم یک سند رسمی مقررات خاص مربوط به تنظیم آن سند رعایت نشود ، سند از رسمیت ساقط است.

پس از روشن شدن مفهوم سند رسمی می توان گفت هر گاه سندی تنظیم شود که شرایط سند رسمی را نداشته باشد ولی علی القاعده دارای امضا یا مهر یا اثر انگشت طرف(منتسب الیه) باشد، عادی است.